Produktivitätshilfe: Life Balance

Wer mich offline kennt, der weiß, dass ich seit einigen Jahren mit dem Programm Life Balance von Llamagraphics arbeite, sowohl auf dem Palm als auch auf dem Mac (es gibt auch eine Windows-Version). Nachdem ich einige Monate mit der Aufgabenliste des Palms gearbeitet und diesen mit Microsoft Outlook synchronisiert hatte, bemerkte ich, dass dieses System mich nicht wirklich unterstützte in meiner Priorisierung der Aufgaben, die ich zu bewältigen habe. Life Balance hat einige Funktionalitäten, die allen anderen elektronischen Organisationssystemen, die ich kenne, überlegen sind.

Begonnen wird damit, dass im Outline-Fenster Hauptziele (im Handbuch auch Lebensziele genannt) definiert werden, die dann weiter heruntergebrochen werden in Projekte, welche wiederum in Unterprojekte und schließlich Aktivitäten heruntergebrochen werden, die auf dem Weg zu dem definierten Ziel abgeschlossen werden müssen. Life Balance hat vier vordefinierte Hauptziele (Arbeit, Heim, Familie und Selbst), die man selbstverständlich anpassen und erweitern kann. Den Zielen können unterschiedliche Prioritäten zugeordnet werden, was mit einem Schieberegler erledigt wird. Bei jeder Aktivität wird angegeben, wie wichtig diese für das übergeordnete Ziel ist. Zusätzlich kann angegeben werden, wo diese Aktivität erledigt wird, bis wann sie erledigt sein muss oder ob es eine wiederkehrende Aufgabe ist, und wie groß der Aufwand ist, diese Aufgabe zu erledigen.

Das zweite Fenster enthält die eigentliche Aufgabenliste. Diese wird jedes Mal, wenn man das Fenster anwählt, neu berechnet, denn es werden aktuelle Informationen wie Ort, Tageszeit und der Wochentag einbezogen (dazu später mehr). Je nachdem wie stark Life Balance Unterstützung bei dem Einhalten der Gewichtung der einzelnen Ziele bieten soll, erscheinen die Aufgaben nach dieser Gewichtung unter Berücksichtigung des Orts, der Tageszeit und den definierten Fertigstellungsterminen.

Im dritten Fenster werden Orte definiert. Ein Ort kann die Innenstadt sein, in der die Geschäfte nur zu bestimmten Zeiten geöffnet haben. All dies kann eingegeben werden, so dass Life Balance keine Aktivität anzeigt, die in der Innenstadt zu erledigen ist, wenn an einem Sonntag Nachmittag die Geschäfte eh nicht geöffnet haben. Orte können auch andere Orte beinhalten, zum Beispiel kann definiert werden, dass die Bank in der Innenstadt ist, so dass alle Angaben zur Innenstadt vererbt werden.

Das vierte und letzte Fenster ist das Sahnestück: Es zeigt anhand von zwei Tortendiagrammen an, wie die reale Gewichtung zwischen den Hauptzielen neben der definierten Gewichtung aussieht. Darunter sieht man abgearbeitete Aktivitäten. Das Interessante hier ist, dass Aktivitäten mit einem größeren Aufwand, stärker in der Analyse berücksichtigt werden.

Die Herausforderung bei diesem Programm ist neben der benötigten Selbstdisziplin die Definition einer geeigneten Gewichtung der verschiedenen Bereiche. Wer die vordefinierten Bereiche übernimmt und diese gleich gewichtet wird schnell merken, dass der Bereich Arbeit sehr schnell alle anderen dominiert, zumindest wenn man seine Projekte und Aufgaben der Arbeit auch einpflegt. Abgesehen davon ist die propagierte Life Balance (damit meine ich jetzt nicht das Programm) in bestimmten Situationen auch gar nicht einzuhalten, sei es weil das Projekt kurz vor Abschluß steht, sei es weil man eh einen Job hat, der nicht in 40 Stunden zu bewältigen ist; führt man sich dann vor Augen, dass die Woche 168 Stunden hat, davon 56 verschlafen werden, mindestens 50 bei der Arbeit und für Hin- und Rückweg benötigt werden, so wird bewußt, dass die restlichen gut 50 Stunden auf Familie, Heim und Selbst aufgeteilt werden müssen – eine gleichmäßige Aufteilung ist also kaum möglich. Hinzu kommt, dass je nach Lebensphase unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden und dies, so zu lesen in einem Interview mit Reinhard K. Sprenger im MLP-Magazin, auch vollkommen legitim ist.

Das Handbuch zu Life Balance ist hervorragend geschrieben und enthält neben der reinen Bedienung auch Tipps zum Zeitmanagement. Auf der Llamagraphics-Homepage kann eine Demo kostenlos heruntergeladen werden.

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