Produktivität: David Allens Getting Things done

Ich hatte vor kurzem Life Balance vorgestellt, welches den üblichen Aufgabenlisten überlegen ist. Allerdings kann nicht alles an Aktivitäten darin abgebildet werden: auf jedem Schreibtisch landet eine Menge Papier, in jeder Mailbox kommen täglich unzählige E-Mails an, und Life Balance bietet (zunächst) keine unmittelbare Hilfe. Das ist der Punkt, wo David Allens Getting Things Done ins Spiel kommt.

Getting Things Done, von Anhängern auch einfach GTD genannt, ist die Beschreibung der Organisations-Methode David Allens, der 20 Jahre lang als Berater über 1.000 Menschen geholfen hat, organisierter und dadurch produktiver zu arbeiten. Letztendlich hat er ein System geschaffen, welches in einem positiven Arbeitsstil Klarheit schafft, was wann wie zu tun ist. Gleichzeitig weist Allen darauf hin, dass kein System allgemein gültig sein kann, aber es ist immer noch besser, überhaupt etwas zu tun als gar nichts. Allerdings, hat man erst eine Verbesserung der Produktivität auf einer Ebene erreicht, so stellen die Herausforderungen der nächsten Ebene die gerade erst funktionierenden Regeln wieder auf die Probe.

Allens System basiert auf zwei Punkten:

  1. Alles, was erledigt werden muss, wird in ein logisches System gebracht, von dem man weiss, dass man sich darauf verlassen kann. Mit diesem System ist nicht der Kopf gemeint.
  2. Zu jedem Input (alles, was irgendwie rein kommt, wird Input genannt) wird eine durchgängige Entscheidung getroffen.

Es muss deswegen alles in das System gebracht werden, da sich der Geist ansonsten damit beschäftigt und nicht frei ist; nur wenn das System zuverlässig ist, vertraut das Unterbewusstsein diesem System und erinnert einen nicht ständig daran, was eigentlich getan werden müsste (und das meistens zu einem Zeitpunkt, an dem man gar nicht daran arbeiten kann).

So ist es recht heilsam, erst einmal Inventur zu führen und alles aufzuschreiben, was getan werden muss. Oft sind es auch Verpflichtungen, die man sich selbst auferlegt hat. Hier gilt es zu klären, worin die Verpflichtung besteht und was getan werden muss, um sie erfüllen zu können. Gleichzeitig ist es wichtig, wie die Verpflichtungen aufgeschrieben werden: neben dem ergebnisorientierten Denken ist der wichtigste Faktor der, den nächsten Schritt aufzuschreiben, der getan werden muss. Also zum Beispiel nicht Reifen wechseln sondern Werkstatt anrufen wegen Termin für Reifenwechsel. Mit anderen Worten, Aufgabenlisten sollten nicht eine Ansammlung von Angelegenheiten sein, sondern auszuführende Arbeitsschritte.

Besonders fasziniert hat mich der Ablauf, den Allen auf seiner Website kostenlos als PDF zum Download anbietet. Denn das erste Hindernis, was es zu überwinden gilt, ist die Entscheidung, um was es sich eigentlich handelt, was da gerade als Input hereingekommen ist, das Erfassen: Kann man überhaupt ein Aktion damit durchführen? Ist es etwas, was von Wert sein könnte jetzt? Irgendwann? Je nachdem, was die Antwort ist, gibt es eine Entscheidung und eine Aktion, die durchzuführen ist. Allein dieser Ablauf erlaubt es mir, meinen Schreibtisch und meine E-Mail-Inbox innerhalb kürzester Zeit durchzuarbeiten. Keine Panik oder ein schlechtes Gewissen mehr, dass irgendwo zwischen den Mails oder den Papierstapeln eine wichtige Information oder ein Baustein meines Projektes schlummert, der mir im nächsten Moment ein Bein stellen könnte.

Dies ist nur ein kurzer Abriss des GTD-Systems. Jedem, der über zuviel Arbeit und Stress klagt, sei die deutsche Ausgabe mit dem etwas unbeholfen übersetzten Titel Wie ich die Dinge geregelt kriege, die bei Amazon weniger als 10 Euro kostet, ans Herz gelegt.

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