Stefan hatte sich prächtig amüsiert, als ich FlexTime zur Produktivitätsverbesserung vorgestellt hatte – mal sehen, was er zu diesem Tool sagt, das anders als FlexTime auch für mich grenzwertig ist auf der Suche nach der absoluten Produktivität: Mit Freedom kann man sich das WLAN-Internet für eine zu definierende Zeit vom Hals schaffen, damit man sich endlich mal auf andere Dinge konzentrieren kann. Ist das Tool einmal gestartet, dann hilft nur noch ein Neustart, um die Einschränkung zu umgehen. Das Tool ist also wie geschaffen für all die, die nicht wissen, wie man seinen Mail-Client, den Browser, Twitter, IM etc nicht startet.

Nicht getestet.

Internet-Verbindungen gestört durch Schaden an Glasfaser-Kabel im Mittelmeer, berichtet die Süddeutsche, netterweise schaffte es meine virtuelle persönliche Assistentin noch, mir eine Mail zu schreiben, dass sie keine Internetverbindung im Büro hat. Angeblich wird es mehrere Tage dauern, bis das Problem gelöst ist. Mal sehen, wieviele Leute Probleme bekommen, weil sie ihre Arbeit nun selber machen müssen

Ich habe eine Entwicklung verpennt, die ich nun nachholen will zu erwähnen, nämlich die der Tools zur Aufmerksamkeitsverbesserung. Damit meine ich nicht Programme wie Isolator oder WriteRoom, sondern ein externes Signal, dass als eine Art Erinnerung wirkt, dass man sich auf etwas konzentrieren wollte. Ein Beispiel hierfür ist das momentan ausverkaufte PowerSeed, eigentlich ein Gerät zum Abnehmen, das alle paar Minuten piept oder blinkt und einen beim Essen daran erinnert, dass man überprüfen sollte, ob man noch Hunger hat ($49!!!!). Dass man dieses Gerät auch noch für andere Zwecke gebrauchen kann, auf diese Idee ist Gordon Meyer bei 43 Folders gekommen.

Tatsächlich existieren bereits seit einiger Zeit Software-Tools, die ähnliche Impulse geben, zum Beispiel FlexTime, welches Merlin Mann schon vor anderthalb Jahren angesehen hat. Ich schaue mir FlexTime gerade an und werde berichten, ob es mir hilft, meine Konzentration zu verbessern. Knapp 19 Dollar finde ich aber schon relativ viel für so eine Software.

Hiermit lege ich den Grundstein für einen üblen Flamewar, der sogar die legendären Windows versus Mac-Gefechte im Heise-Forum übertrumpfen könnte. Ich wage es, die ketzerische Frage zu stellen, ob LaTeX wirklich besser als Word ist.

Zunächst einmal ist das ein ganz übler Vergleich, denn Word ist eine WYSIWYG-Textverarbeitung und LaTeX ein Textsatzsystem; man kann Word mit WordPerfect vergleichen, aber nicht Word mit LaTeX. Ich schaue aber von einer ganz anderen Perspektive auf die Kontrahenten: Welches System eignet sich besser, um damit ein Buch zu schreiben?

Im Studium hatte ich, nach Ausflügen mit WordPerfect und anderen ausgestorbenen Arten, Microsoft Word für Hausarbeiten in der Linguistik genutzt. Doch je länger diese wurden, desto mehr nervte mich, dass die Fußnoten und Grafiken nie da blieben wo sie waren und ich mich außerdem um Formatierungen kümmern musste, die mich an den Rande des Wahnsinns trieben. In meinem anderen Fach, Informatik, musste ich im Grundstudium eine Arbeit mit LaTeX schreiben, und seitdem (ca. 1995) habe ich fast jeden längeren Text mit LaTeX geschrieben und war davon überzeugt, dass nur damit Perfektion erreicht werden kann. Mein Ausflug mit Word für die erste Auflage des SEO-Buchs war für mich eine schmerzvolle Bestätigung, dass ich Word zwar gerne für kurze Texte nutze, aber Word und ich bei längeren Texten getrennte Wege gehen mussten.

Bei der ersten Auflage des Web 2.0-Buchs hatte ich den Verlag darum gebeten, mein Manuskript mit LaTeX schreiben zu dürfen, was zwar nicht auf Begeisterung, aber zumindest auf Verständnis stieß. Als die zweite Auflage des Suchmaschinenoptimierungsbuchs anlag, konvertierte ich alle Dateien manuell von Word nach LaTeX. Gleichzeitig bemerkte ich, dass es mit LaTeX doch nicht so einfach schien, sei es, weil zweistellige Fußnoten den Fußnotentext berührten, oder weil ich durch die enge Zusammenarbeit mit der Druckerei von Textsatzregeln erfuhr, die mir bislang verborgen waren und sich erst jetzt offenbarten: Schusterjungen und Hurenkinder (einzelne Zeilen unten bzw. oben auf einer Seite, die Eselsbrücke des Setzers möchte ich nicht veröffentlichen, weil nicht jugendfrei) sind ein No-Go, doch LaTeX bewahrt einen davor nicht. Dabei wäre das wahrscheinlich nicht nur einfach für LaTex, sondern es ist auch unbedingt notwendig, um einen ausgewogenen Satz auf der Seite herzustellen. Momentan setze ich ein \newpage vor jeden Schusterjungen, und Hurenkinder ergänze ich mit so viel Text, dass aus einer zwei Zeilen werden.

Jetzt beim WordPress-Buch wie auch bei der dritten Auflage des Web 2.0-Buchs stosse ich auf Probleme, die mich viele Stunden kosten:

• Bildunterschriften sind linksbündig, wenn sie über mehrere Zeilen gehen, aber zentriert, wenn sie nur einzeilig sind. Zu beheben ist das nur durch die Nutzung des Pakets caption oder caption 2 und eigentlich dem Befehl \usepackage[center]{caption}. Bei mir hat das leider nicht funktioniert, weil die vom Verlag bereitgestellte sty-Datei bereits einen Eintrag hatte, der sich um die Caption kümmerte (\RequirePackage{caption}). Glücklicherweise kann man auch hier die Option [center] reinschieben.
• Von der Druckerei wurde ich darauf hingewiesen, dass Wörter wie “eine” nicht getrennt werden sollten. Hier hätte ich auch erwartet, dass LaTeX das alleine hinbekommt. Ich hatte nicht genug Zeit, mir anzuschauen, wie ich die Hyphenation-Muster ändern kann, so dass ich um die von der Druckerei bemängelten Fälle ein \mbox{} gelegt habe.
• In dem WordPress-Buch biete ich jede Menge Code-Beispiele. Leider macht LaTex in der Verbatim-Umgebung aus einem ‘ ein `. Bisher habe ich hier keine Lösung gefunden.

Ich bin immer noch mehr als begeistert von TeXShop, einer wunderbaren LaTeX-Lösung für den Mac, aber selbst hier sitze ich ziemlich allein mit meinen zeitfressenden LaTeX-Problemen. In solchen Momenten wünsche ich mir die Einfachheit von Word, am besten vereint mit den Vorzügen von LaTeX. Ich werde nicht so schnell ein Buch mit Word schreiben (mal sehen, was Office 2008 an Neuerungen mit sich bringt), aber ich werde niemandem mehr guten Gewissens LaTeX für ein Buchprojekt empfehlen, denn dafür fehlen LaTeX die Grundlagen des Drucksatzes.

Zuviel Arbeit?

In der New York Times-Beilage der Süddeutschen Zeitung sind mehrere Beiträge über Tim Ferriss Model der 4-Stunden-Woche und dem Outsourcen an virtuelle persönliche Assistenten enthalten, über die ich bereits geschrieben hatte. Die Beiträge haben mich an mein Versprechen erinnert, mehr über Ferriss Buch zu schreiben, das ich bisher nicht eingelöst habe.

Ferris Ansatz besteht vor allem darin, dass man alles ausblendet, was nicht unmittelbar wichtig ist. E-Mails werden nur einmal die Woche gelesen, Nachrichten werden gar nicht gelesen, und im Internet wird sowieso nicht gesurft, es sei denn, man muss es für eine Aufgabe. Desweiteren empfiehlt Ferriss, dass man zunächst einmal zusehen muss, dass man nicht mehr jeden Tag ins Büro fährt, sondern von zuhause arbeiten kann; sobald dies möglich ist, sollte man sich einen VPA (Virtuellen Persönlichen Assistenten) anschaffen, der dann viele Tasks für einen übernehmen kann. Außerdem hat Ferris selbst noch eine Firma gegründet, durch die er jeden Monat eine fünfstellige Summe einnehmen kann, für die er aber so gut wie nix tun muss. Alles ist outgesourced, von der Produktion über die Auslieferung bis zum Customer Support. Einmal die Woche E-Mails checken reichen aus, um jeden Monat $40.000 Cash zu kassieren und damit durch die Welt zu reisen.

Im Grunde wissen wir schon alles, was in Ferriss The 4-Hour Workweek steht. Unwichtiges ausblenden, fokussieren. Es ist die Radikalität, die Ferriss Ansatz zur Popularität verholfen hat. Und die Idee des Arbitragegeschäfts, bei dem die günstige Arbeitskraft Anderer genutzt wird, um den eigenen hochbezahlten Job zu verrichten. Und kennen wir nicht alle einen Ferriss in unserer Nähe, jemanden, der nie auf Mails antwortet und bei dem man sich fragt, wie er damit durchkommt, gleichzeitig aber bewundern, wie er oder sie seine Projekte geregelt bekommt? Mehr zu Ferriss in seinem Blog (welches man eigentlich nicht lesen dürfte nach seinen Vorgaben).

Meine eigenen Erfahrungen mit meiner VPA sind mittelprächtig. Seit Mitte September source ich jeden Monat 10 Stunden aus, wobei ich allerdings nichts von meinem Hauptjob nach Indien gebe. Bisher hat mein VPA vor allem bei der Buchrecherche mitgeholfen, wobei die Qualität der Ergbnisse variiert. Man muss sehr genau sein in der Beschreibung dessen, was man will, was beim Outsourcing keine Überraschung ist (ich hatte zuvor schon mit Offshore Development zu tun), aber zum Teil werden die Anforderungen auch nicht aufmerksam genug gelesen. Mein Tipp: Nicht einen großen Task abgeben und dann erst nach Vervollständigung abnehmen, sondern Zwischenergebnisse zeigen lassen. Gleichzeitig existiert aber auch ein Feedbacksystem, das zum Beispiel über den Bonus eines VPAs entscheidet.

Wie erwartet gibt es bei getfriday.com übrigens keine VPAs, die Deutsch sprechen. Dies wird die Möglichkeit der meisten Deutschen, VPAs für ein Arbitragegeschäft zu nutzen, deutlich einschränken; auch halte ich es für unwahrscheinlich, dass ein ähnliches Geschäftsmodell hier funktionieren wird aufgrund der hohen Lohnkosten (siehe dazu auch meinen Kommentar). Diejenigen, die des Englischen mächtig sind und einen Job haben, bei dem das Deutsche kaum eine Rolle spielt, werden hier einen Vorteil haben. Für die Amerikaner und Engländer ist hier von einem echten Sprachvorteil zu reden (nicht von einem Standortvorteil), und ich würde mich nicht wundern, wenn dies zu einem ernst zu nehmenden Faktor für einen Wirtschaftsvorteil heranwachsen würde.

Im Gegensatz zum Personal Digital Assistant, der noch vor wenigen Jahren der letzte Schrei war, wird nun der Virtual Personal Assistant Gegenstand der nächsten Welle werden. Anders als beim PDA besteht der VPA aus Fleisch und Blut und verdankt seine zunehmende Popularität dem Arbitrage-Effekt, auf den Timothy Ferris in seinem Buch The 4-Hour Workweek aufmerksam macht: Nicht nur Programmierung kann nach Indien outgesourced werden, auch die Aufgaben eines persönlichen Assistenten. Eine Marktübersicht erstellen? Warum selber Stunden der kostbaren Zeit verwenden, wenn diese Aufgabe auch ein gut ausgebildeter Assistent in Indien für ein paar Dollar weniger erledigen kann? Dadurch gewinnt man nicht nur Freizeit, sondern kann sich auch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Auch Ryan Carson hat nach der Lektüre des Buchs von Timothy Ferris bereits erste Erfahrungen mit dem VPA gemacht, die er in seinem Blog teilt. VPA-Provider wie Get Friday haben mittlerweile Wartezeiten von mehreren Wochen, seitdem die 4 Stunden-Arbeitswoche die amerikanischen Bestsellerlisten anführt. Aufgaben werden abends per Mail nach Indien geschickt, am nächsten (amerikanischen) Morgen sind die Ergebnisse in der Mailbox. Zum Teil sind die Ergebnisse so beeindruckend gut, dass einem Angst und Bange um die eigene Wirtschaft wird, so ein Kommentar von einem Nutzer dieser Services in Ferris’ Buch.

Natürlich ist es nichts neues, dass auch andere Bereiche outgesourced werden. Neu ist allerdings, dass dies nicht nur Betriebe tun, sondern auch Privatpersonen, um Zeit für sich zurückzugewinnen. Denn, so Ferris, es geht nicht darum, alles auf die Zeit zu schieben, wenn man Rentner ist; stattdessen soll man sich bemühen, Mini-Retirements hier und jetzt zu gestalten.

Die Frage ist, ob auch jenseits der Englisch-sprachigen Länder ein Nutzen daraus gezogen werden kann. Ich habe eine Menge von Aufgaben, die ich an einen virtuellen persönlichen Assistenten outsourcen könnte, doch einige davon erfordern, dass der Assistent des Deutschen mächtig ist. Eine Anfrage diesbezüglich bei Get Friday ist noch nicht beantwortet. Es ist aber unwahrscheinlich, dass dieses System für Europäer (minus UK) so skaliert wie für die Amerikaner und Engländer.

Mehr zu dem Buch von Ferris gibt es in den nächsten Tagen, bin noch nicht ganz fertig damit.

Ein Artikel über einen Blackberry? Der Blackberry auf dem Bild gehört ja wohl nicht dem Alby? Hat der nicht geschrieben, dass er niemals nie auf gar keinen Fall einen Blackberry haben will? Um Adenauer zu zitieren, was stört mich mein Geschwätz von gestern. Es ist meiner. Naja, nicht ganz, er gehört meinem Arbeitgeber. Und ich hab ihn mir gewünscht. Nicht weil ich jetzt eine andere Meinung hätte, was die Blackberry-Waisen angeht, sondern weil ich einen Großteil meiner Zeit nicht in einem Büro verbringe, sondern unterwegs, auf dem Weg zum Flughafen, in einem Flieger, auf dem Weg zu einem Büro, in Terminals, in Hotels, und nicht überall gibt es ein WLAN, in das man problemlos reinkommt. Es ist für mich sehr angenehm, ins Büro zu kommen und die Mails schon abgearbeitet zu haben und mich auf die Arbeit konzentrieren zu können.

Bei der ganzen Geschichte hat mir der Artikel von Volker Weber in der ct geholfen, mir war vorher nicht klar, dass man entweder ein Enterprise-Modell oder ein “freies” Modell wählen kann. Ansonsten hätte ich einfach einen bei T-Mobile gekauft, aber das wäre absolut sinnfrei gewesen, denn ich brauche ein Enterprise-Modell. Und das wird nicht ohne Lizenz verkauft. Ziemlich schwierig alles, und da waren die paar Euro für die ct eine gute Investition, um eine teure Fehlanschaffung zu vermeiden.

Mein erster Eindruck: die Tastatur ist sehr gewöhnungsbedürftig, das hatte ich vorher auch schon gelesen, Wahrscheinlich hätte ich selbst daher auch nicht dieses Modell ausgewählt, es wurde aber für mich ausgesucht. Der Vorteil ist aber, dass das Gerät sehr, sehr leicht ist. Auch die Darstellung von Text finde ich sehr unästhetisch, zumal ich erst letzte Woche das iPhone gesehen habe, das wirklich sehr ansprechend ist. Aber ansonsten löst der Blackberry mein Problem (oft weit weg vom Rechner), und das ist gut.

In diesem Moment ist er ausgeschaltet, und das bleibt er bis morgen früh auch. Und am Wochenende bleibt er auch ausgeschaltet. Ich will keine Blackberry-Waise.

Als diese Single von Foyer des Arts 1986 erschien, war Multitasking noch kein populärer Begriff. Internetanschluss und Handys gehörten noch nicht zur Standardausrüstung, selbst Faxgeräte waren erst gegen Ende der 80er in fast jedem Büro anzutreffen. Mit anderen Worten, das Leben im Büro muss im Vergleich zu heute noch wie eine Wellnessoase gewesen sein (ich ging damals noch zur Schule und kann es nicht beurteilen).

Heute checken wir ständig unsere E-Mails, surfen gleichzeitig bei eBay, chatten mit drei Arbeitskollegen gleichzeitig, suchen bei einer Suchmaschine nach Hinweisen, ob es ein Update für eine Applikation gibt, und telefonieren gleichzeitig mit unserem Steuerberater. Diese Gleichzeitigkeit gereicht den meisten zum Nachteil, so ein Artikel der New York Times, der in der Montagsausgabe der Süddeutschen Zeitung vom 2. April 2007 erschienen ist (leider habe ich keinen Link auf einen Originalartikel gefunden).

Multitasking verlangsamt nicht nur, es bringt auch mehr Fehler ein, so einer der Interviewten. Auch wenn das Gehirn unglaubliche Leistungen hervorbringen kann, so kann es sich immer noch nicht auf mehr als eine Sache gleichzeitig konzentrieren, und der Wechsel von einer zur anderen Tätigkeit, die gleichzeitig abgearbeitet werden, kostet 1 Sekunde. Klingt nicht nach besonders viel, aber eins fügt sich zum andern, und so wird vermutet, dass Unterbrechungen die amerikanische Wirtschaft jährlich 650 Milliarden Dollar kosten. Allerdings bedeutet eine Unterbrechung auch, dass dadurch auch wieder Arbeit erledigt oder eine Idee mit einem Kollegen ausgetauscht wird. Auch hier wird davon ausgegangen, dass Software in Zukunft helfen kann, indem sie als “Time Nanny” fungiert. Einige interessante Arbeiten gibt es dazu von Eric Horvitz von Microsoft.

Merlin verweist auf 5 Themen, die Kinder in jeder Schule lernen sollten, und dazu gehört auch Zeitmanagement. Leider bin ich offline und kann nicht nachlesen, für welches Alter dies geeignet sein soll, aber mir ist nicht wohl bei diesem Gedanken:

Learn to make a to do list. Learn to prioritize. Learn to break things down into 30 minute blocks of time. Learn about actionable items.

Fing es nicht damit an, dass erst die Hausaufgaben gemacht werden mussten, bevor man nach draußen spielen durfte? Ab wann sag ich unserer Tochter, dass ich ihre Prioritätenliste überprüfen möchte? Wenn ich im April zurück in den Staaten bin, werde ich nach einem Zeitmanagement-Buch für Kinder gucken, vielleicht ist das eine Marktlücke neben all den Seiwert-Titeln und damit mehr Geld zu verdienen als mit Web 2.0-Büchern.*

Anfang Januar erschien in der SZ ein Artikel von Matthias Drobinski, “Der Verlust der Zeit”, über den ich schon seit einiger Zeit bloggen wollte, und dieser Artikel Merlins ist ein guter Aufhänger.

Die Deutschen hatten noch nie soviel Zeit wie heute, und gleichzeitig ist die Qualität dieser Lebenszeit vervielfacht, so Drobinski. Es gibt keinen Vergleich zwischen den müdegelebten Senioren der 50er Jahre und den heute aktiven Unruheständlern. Gleichzeitig ist die Zeitnot allgegenwärtig, denn die durch bessere Verkehrsverbindungen und moderne Kommunikationswege eingesparte Zeit verschwindet durch neue “zeitverbrauchende Zwecke” anstatt für Zweckfreies verwendet zu werden.

Die allgegenwärtigen Erleichterungen werden zum Multitasking genutzt und lassen den von der Wirtschaft erwünschten flexibilisierten Menschen entstehen, der dann frei hat, wenn es die globalen Zwänge der Firma zulassen. Doch es ist vor allem der Verlust an gemeinsam verbrachter Zeit, der den Verlust der Zeit ausmacht. Und dies wird angesichts des wirtschaftlichen Drucks eher noch schlimmer als besser werden:

Die Beschleunigungsprozesse werden weitergehen, der Druck auf den Einzelnen wird wachsen, seine Lebenszeit als überall gleichzeitig handelndes Wesen zu verbringen. Es sind derzeit interessanterweise Ökonomen, die von der Beschleunigungsfalle reden, [...], die ausrechnen, wie viel der Fluch der permanenten Unterbrechung kostet, wenn vor lauter Anrufen, E-Mails und Internetausflügen Angestellte nicht mehr zum Arbeiten kommen.

Zuletzt fordert Drobinski die Politik dazu auf dafür zu sorgen, dass die “stade Zeit” in Form von allgemeingültigen Feiertagen erhalten bleibt, denn schließlich halte diese die Gesellschaft zusammen. Zuguterletzt betont er, dass es den Bayern mit den vielen Feiertagen wirtschaftlich sehr gut geht.

Sowenig ich auch daran glaube, dass das an den Feiertagen oder der “staden Zeit” liegt, so hat Drobinski nicht unrecht in den anderen Punkten. Macht es wirklich Sinn, Kinder schon früh darauf zu drillen? Ist die Trödelei der Kids unnatürlich oder das Multitasking der Erwachsenen?

*Ironie! Ironie! Ironie!

So sieht mein Schreibtisch aus, wenn mich das Chaos wieder heimgesucht hat: Briefe, Dokumente, Zeitungsausschnitte, Rechnungen, Notizen, CDs und was weiß ich nicht alles hat sich angesammelt, meistens während längerer Abwesenheit. Stapel von Papier mit Kabeln und anderen Dingen sammeln sich an mehreren Orten, und es gibt kaum Platz zum Arbeiten. Da wird einfach ein Stapel auf der Fensterbank abgelegt, und sobald sich dafür ein neuer Stapel auf dem Schreibtisch häuft, wird ein weiterer Stapel auf der Fensterbank angelegt. Innerhalb kürzester Zeit ist man im Papiersumpf erstickt. Vor allem nach längeren Reisen sieht mein Schreibtisch so aus, und es dauert einige Tage, bis ich wieder frei atmen kann.

Zunächst einmal gilt das GTD-Prinzip, der Getting Things Done-Workflow sollte auch hier angewandt werden: Kann es sofort, innerhalb von 2 Minuten erledigt werden? Wenn ja, dann erledige es sofort. Wenn nicht, dann kommt es in einen Ordner mit Next Actions. Dabei sind Mappen oder Plastikablagen mehr als suboptimal, denn wenn man mehr als nur ein Dutzend Themen bearbeitet, dann wird das ganze schnell unübersichtlich.

Ich bin kein großer Freund der Seiwert-Bücher, aber es gab einen Tipp in einem der vielen Bücher, den ich wirklich wertvoll fand. Anstatt das Papier aufeinander zu stapeln, sollte man die Stapel lieber um 90 Grad drehen und in Hängeordnern organisieren. Man muss einen Stapel nicht mehr durchwühlen, sondern schaut einfach in dem Hängeordner um etwas darin zu suchen. Etwas in einen Hängeordner zu legen geht schneller als es in einem Ordner abzuheften (Studentischer Dreikampf: Kopieren, Lochen, Abheften). Bei IKEA habe ich dann nach einem missglückten ersten Versuch einen Hängeordner-Ständer erhalten, in dem ich alles schnell thematisch ablegen kann.

Ich weiss nicht mehr, was der Ständer inklusive Mappen gekostet hat, aber es waren auf jeden Fall weniger als 50 Euro. Ich habe Ordner für Krankenkassenabrechnungen, Buchideen, Versicherungen, Steuersachen, Bankunterlagen und vieles mehr, und was man rechts oben auf der Fensterbank sieht (bitte nicht auf die grünen Fliesen auf dem Balkon achten, die hab nicht ich ausgesucht!), ist neues Futter für diese Ordner.

Seiwert empfielt zudem, dass man beim Aufräumen vier Stapel anlegt:

• Wegschmeißen
• Weiterleiten
• Wichtig
• Wunder (sofort erledigen)

In der Regel schmeiße ich Sachen sofort weg, die ich nicht gebrauchen kann. Bei vielen Sachen weiß ich aber nicht, ob sie nicht doch einmal wichtig werden. So gibt es einige Buchideen, von denen ich nicht weiß, ob jemals etwas daraus wird, aber dennoch sammel ich Material dazu. Das meiste gehört also schon in die Seiwerts Kategorie “Wichtig”, und hier benötigt man eine weitere Differenzierung, die ich nur durch die Hängeordner abbilden kann.

Wie bewältigt Ihr Eure Papierstapel?