Ein Artikel über einen Blackberry? Der Blackberry auf dem Bild gehört ja wohl nicht dem Alby? Hat der nicht geschrieben, dass er niemals nie auf gar keinen Fall einen Blackberry haben will? Um Adenauer zu zitieren, was stört mich mein Geschwätz von gestern. Es ist meiner. Naja, nicht ganz, er gehört meinem Arbeitgeber. Und ich hab ihn mir gewünscht. Nicht weil ich jetzt eine andere Meinung hätte, was die Blackberry-Waisen angeht, sondern weil ich einen Großteil meiner Zeit nicht in einem Büro verbringe, sondern unterwegs, auf dem Weg zum Flughafen, in einem Flieger, auf dem Weg zu einem Büro, in Terminals, in Hotels, und nicht überall gibt es ein WLAN, in das man problemlos reinkommt. Es ist für mich sehr angenehm, ins Büro zu kommen und die Mails schon abgearbeitet zu haben und mich auf die Arbeit konzentrieren zu können.

Bei der ganzen Geschichte hat mir der Artikel von Volker Weber in der ct geholfen, mir war vorher nicht klar, dass man entweder ein Enterprise-Modell oder ein “freies” Modell wählen kann. Ansonsten hätte ich einfach einen bei T-Mobile gekauft, aber das wäre absolut sinnfrei gewesen, denn ich brauche ein Enterprise-Modell. Und das wird nicht ohne Lizenz verkauft. Ziemlich schwierig alles, und da waren die paar Euro für die ct eine gute Investition, um eine teure Fehlanschaffung zu vermeiden.

Mein erster Eindruck: die Tastatur ist sehr gewöhnungsbedürftig, das hatte ich vorher auch schon gelesen, Wahrscheinlich hätte ich selbst daher auch nicht dieses Modell ausgewählt, es wurde aber für mich ausgesucht. Der Vorteil ist aber, dass das Gerät sehr, sehr leicht ist. Auch die Darstellung von Text finde ich sehr unästhetisch, zumal ich erst letzte Woche das iPhone gesehen habe, das wirklich sehr ansprechend ist. Aber ansonsten löst der Blackberry mein Problem (oft weit weg vom Rechner), und das ist gut.

In diesem Moment ist er ausgeschaltet, und das bleibt er bis morgen früh auch. Und am Wochenende bleibt er auch ausgeschaltet. Ich will keine Blackberry-Waise.

Als diese Single von Foyer des Arts 1986 erschien, war Multitasking noch kein populärer Begriff. Internetanschluss und Handys gehörten noch nicht zur Standardausrüstung, selbst Faxgeräte waren erst gegen Ende der 80er in fast jedem Büro anzutreffen. Mit anderen Worten, das Leben im Büro muss im Vergleich zu heute noch wie eine Wellnessoase gewesen sein (ich ging damals noch zur Schule und kann es nicht beurteilen).

Heute checken wir ständig unsere E-Mails, surfen gleichzeitig bei eBay, chatten mit drei Arbeitskollegen gleichzeitig, suchen bei einer Suchmaschine nach Hinweisen, ob es ein Update für eine Applikation gibt, und telefonieren gleichzeitig mit unserem Steuerberater. Diese Gleichzeitigkeit gereicht den meisten zum Nachteil, so ein Artikel der New York Times, der in der Montagsausgabe der Süddeutschen Zeitung vom 2. April 2007 erschienen ist (leider habe ich keinen Link auf einen Originalartikel gefunden).

Multitasking verlangsamt nicht nur, es bringt auch mehr Fehler ein, so einer der Interviewten. Auch wenn das Gehirn unglaubliche Leistungen hervorbringen kann, so kann es sich immer noch nicht auf mehr als eine Sache gleichzeitig konzentrieren, und der Wechsel von einer zur anderen Tätigkeit, die gleichzeitig abgearbeitet werden, kostet 1 Sekunde. Klingt nicht nach besonders viel, aber eins fügt sich zum andern, und so wird vermutet, dass Unterbrechungen die amerikanische Wirtschaft jährlich 650 Milliarden Dollar kosten. Allerdings bedeutet eine Unterbrechung auch, dass dadurch auch wieder Arbeit erledigt oder eine Idee mit einem Kollegen ausgetauscht wird. Auch hier wird davon ausgegangen, dass Software in Zukunft helfen kann, indem sie als “Time Nanny” fungiert. Einige interessante Arbeiten gibt es dazu von Eric Horvitz von Microsoft.

Merlin verweist auf 5 Themen, die Kinder in jeder Schule lernen sollten, und dazu gehört auch Zeitmanagement. Leider bin ich offline und kann nicht nachlesen, für welches Alter dies geeignet sein soll, aber mir ist nicht wohl bei diesem Gedanken:

Learn to make a to do list. Learn to prioritize. Learn to break things down into 30 minute blocks of time. Learn about actionable items.

Fing es nicht damit an, dass erst die Hausaufgaben gemacht werden mussten, bevor man nach draußen spielen durfte? Ab wann sag ich unserer Tochter, dass ich ihre Prioritätenliste überprüfen möchte? Wenn ich im April zurück in den Staaten bin, werde ich nach einem Zeitmanagement-Buch für Kinder gucken, vielleicht ist das eine Marktlücke neben all den Seiwert-Titeln und damit mehr Geld zu verdienen als mit Web 2.0-Büchern.*

Anfang Januar erschien in der SZ ein Artikel von Matthias Drobinski, “Der Verlust der Zeit”, über den ich schon seit einiger Zeit bloggen wollte, und dieser Artikel Merlins ist ein guter Aufhänger.

Die Deutschen hatten noch nie soviel Zeit wie heute, und gleichzeitig ist die Qualität dieser Lebenszeit vervielfacht, so Drobinski. Es gibt keinen Vergleich zwischen den müdegelebten Senioren der 50er Jahre und den heute aktiven Unruheständlern. Gleichzeitig ist die Zeitnot allgegenwärtig, denn die durch bessere Verkehrsverbindungen und moderne Kommunikationswege eingesparte Zeit verschwindet durch neue “zeitverbrauchende Zwecke” anstatt für Zweckfreies verwendet zu werden.

Die allgegenwärtigen Erleichterungen werden zum Multitasking genutzt und lassen den von der Wirtschaft erwünschten flexibilisierten Menschen entstehen, der dann frei hat, wenn es die globalen Zwänge der Firma zulassen. Doch es ist vor allem der Verlust an gemeinsam verbrachter Zeit, der den Verlust der Zeit ausmacht. Und dies wird angesichts des wirtschaftlichen Drucks eher noch schlimmer als besser werden:

Die Beschleunigungsprozesse werden weitergehen, der Druck auf den Einzelnen wird wachsen, seine Lebenszeit als überall gleichzeitig handelndes Wesen zu verbringen. Es sind derzeit interessanterweise Ökonomen, die von der Beschleunigungsfalle reden, [...], die ausrechnen, wie viel der Fluch der permanenten Unterbrechung kostet, wenn vor lauter Anrufen, E-Mails und Internetausflügen Angestellte nicht mehr zum Arbeiten kommen.

Zuletzt fordert Drobinski die Politik dazu auf dafür zu sorgen, dass die “stade Zeit” in Form von allgemeingültigen Feiertagen erhalten bleibt, denn schließlich halte diese die Gesellschaft zusammen. Zuguterletzt betont er, dass es den Bayern mit den vielen Feiertagen wirtschaftlich sehr gut geht.

Sowenig ich auch daran glaube, dass das an den Feiertagen oder der “staden Zeit” liegt, so hat Drobinski nicht unrecht in den anderen Punkten. Macht es wirklich Sinn, Kinder schon früh darauf zu drillen? Ist die Trödelei der Kids unnatürlich oder das Multitasking der Erwachsenen?

*Ironie! Ironie! Ironie!

So sieht mein Schreibtisch aus, wenn mich das Chaos wieder heimgesucht hat: Briefe, Dokumente, Zeitungsausschnitte, Rechnungen, Notizen, CDs und was weiß ich nicht alles hat sich angesammelt, meistens während längerer Abwesenheit. Stapel von Papier mit Kabeln und anderen Dingen sammeln sich an mehreren Orten, und es gibt kaum Platz zum Arbeiten. Da wird einfach ein Stapel auf der Fensterbank abgelegt, und sobald sich dafür ein neuer Stapel auf dem Schreibtisch häuft, wird ein weiterer Stapel auf der Fensterbank angelegt. Innerhalb kürzester Zeit ist man im Papiersumpf erstickt. Vor allem nach längeren Reisen sieht mein Schreibtisch so aus, und es dauert einige Tage, bis ich wieder frei atmen kann.

Zunächst einmal gilt das GTD-Prinzip, der Getting Things Done-Workflow sollte auch hier angewandt werden: Kann es sofort, innerhalb von 2 Minuten erledigt werden? Wenn ja, dann erledige es sofort. Wenn nicht, dann kommt es in einen Ordner mit Next Actions. Dabei sind Mappen oder Plastikablagen mehr als suboptimal, denn wenn man mehr als nur ein Dutzend Themen bearbeitet, dann wird das ganze schnell unübersichtlich.

Ich bin kein großer Freund der Seiwert-Bücher, aber es gab einen Tipp in einem der vielen Bücher, den ich wirklich wertvoll fand. Anstatt das Papier aufeinander zu stapeln, sollte man die Stapel lieber um 90 Grad drehen und in Hängeordnern organisieren. Man muss einen Stapel nicht mehr durchwühlen, sondern schaut einfach in dem Hängeordner um etwas darin zu suchen. Etwas in einen Hängeordner zu legen geht schneller als es in einem Ordner abzuheften (Studentischer Dreikampf: Kopieren, Lochen, Abheften). Bei IKEA habe ich dann nach einem missglückten ersten Versuch einen Hängeordner-Ständer erhalten, in dem ich alles schnell thematisch ablegen kann.

Ich weiss nicht mehr, was der Ständer inklusive Mappen gekostet hat, aber es waren auf jeden Fall weniger als 50 Euro. Ich habe Ordner für Krankenkassenabrechnungen, Buchideen, Versicherungen, Steuersachen, Bankunterlagen und vieles mehr, und was man rechts oben auf der Fensterbank sieht (bitte nicht auf die grünen Fliesen auf dem Balkon achten, die hab nicht ich ausgesucht!), ist neues Futter für diese Ordner.

Seiwert empfielt zudem, dass man beim Aufräumen vier Stapel anlegt:

• Wegschmeißen
• Weiterleiten
• Wichtig
• Wunder (sofort erledigen)

In der Regel schmeiße ich Sachen sofort weg, die ich nicht gebrauchen kann. Bei vielen Sachen weiß ich aber nicht, ob sie nicht doch einmal wichtig werden. So gibt es einige Buchideen, von denen ich nicht weiß, ob jemals etwas daraus wird, aber dennoch sammel ich Material dazu. Das meiste gehört also schon in die Seiwerts Kategorie “Wichtig”, und hier benötigt man eine weitere Differenzierung, die ich nur durch die Hängeordner abbilden kann.

Wie bewältigt Ihr Eure Papierstapel?

Ab und zu lege ich einen E-Mail-Tag ein, in dem ich mein Backlog abarbeiten will… und dann frage ich mich, ob es nicht einen anderen Weg gibt… zum Beispiel…

• Nicht antworten. Gar nichts machen. Warten bis jemand anruft, wenn es wirklich wichtig ist (”Mein Computer ist kaputt” oder “Ich bin unterwegs und konnte die E-Mails nicht lesen” sind immer gute Entschuldigungen)
• Einen Filter anlegen, der alle Mails löscht, die älter als 3 Monate und immer noch in der Inbox sind
• Evangelisierung: Kollegen dafür sensibilisieren, wann es Sinn macht eine E-Mail zu schreiben und wann nicht, und wenn eine geschrieben wird, wie sie aussehen sollte:
  • Sinnvollen Betreff wählen
  • Ins An:-Feld gehören die, die etwas tun sollen
  • Ins :-Feld gehören die, die darüber nur informiert sein sollen
  • Klare Aufgaben in E-Mails verteilen, wer soll was bis wann machen
• E-Mail abschaffen. Ähnlich wie der erste Ansatz. Nur radikaler. “E-Mail: Ja, hatte ich mal, aber dann habe ich nur noch fremdbestimmt gearbeitet, und das gefiel mir nicht.”
• Assistenz anheuern: Kann ähnlich sein wie E-Mail abschaffen, man lässt vorsortieren und bekommt nur noch das wichtigste.

Weitere Vorschläge?
(Stand: 2.349 E-Mails)

Ich hatte bereits berichtet, dass ich zuviele Gadgets mit mir rumschleppe: 2 Handys (eins privat, eins von der Firma), 1 Palm, 1 iPod. Nun ging am Montag mein Palm kaputt. Nach all den Jahren (mehr als sieben soweit ich mich erinnern kann) mit einem Palm fühlt man sich erst mal nackt. Auf der anderen Seite war ich irgendwie erleichtert: etwas weniger Ballast, sowohl was das Gewicht betrifft als auch in Bezug auf die notwendige Pflege (welches Gerät muss denn heute aufgeladen werden? Auf welchem Gadget ist die Nummer von Soundso?). Einen neuen Palm würde ich also nicht kaufen.

Nun habe ich lange überlegt, ob ich mir einen Treo zulegen sollte, denn dann hätte ich schon mal zwei Geräte miteinander verschmolzen, ich müsste die Nummern nicht mehr manuell eingeben, nachdem ich sie vom Palm abgelesen hätte, und abgesehen davon habe ich einiges an Geld in Software für den Palm investiert, sei es mein geliebtes Life Balance, sei es andere Software. Allerdings habe ich bei dieser Preiskategorie einen Igel in der Tasche (kennt man diese Formulierung ausserhalb des Rheinlands?): Ist das Investment wirklich gerechtfertigt? 450 Euro (ca. 200 Euro mit Vertrag)? 450 Euro bedeuten 12,50 Euro im Monat bei 36 Monate Abschreibung. Hört sich zunächst günstig an.

Wenn ich Geld investiere, dann muss es sich auch rentieren, am besten mit mehr als einer schwarzen Null. Ich verdiene kein Geld mit dem Einsatz eines Palms oder eines Treos, ich kann nur meine eigene Produktivität verbessern, doch dann stellt sich die Frage, wie ich den Produktivitätsgewinn messen kann? Und wenn ich meinetwegen 30 Prozent schneller wäre im Kontakte-Finden, Kalender-Verwalten und Aufgaben-Abarbeiten, wieviel ist dieser Produktivitätsgewinn wert, wenn ich gleichzeitig Zeit verliere durch Konfiguration, Problembehebung (vor allem bei Synchronisationen), etc?
Und was sind die Alternativen?

• Adressen, Termine und ToDos auf meinem gegenwärtigen Handy zu pflegen ist illusorisch, Handys sind notorisch schlecht entworfen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit
• Adressen, Termine und ToDos in einer Webanwendung zu pflegen macht nur dann Sinn, wenn man ausreichend oft eine Internetverbindung hat. Bei mir ist es so, dass ich am meisten Zeit habe, die von David Allen empfohlene wöchentliche Durchsicht vorzunehmen, wenn ich unterwegs bin und Ruhe habe (z.B. im Flieger oder in der Bahn), da wo es keinen Internetanschluss gibt oder ich ihn auch nicht unbedingt haben will (.mac erlaubt übrigens kein Editieren von Daten im Web, noch eine Enttäuschung)
• Auf dem iPod kann ich mir die Daten angucken, editieren kann ich sie nicht

Über das rein Monetäre hinaus ist der Spass beim Benutzen ein wichtiger Faktor. Wahrscheinlich gibt es mit Hinblick auf die reinen technischen Eckdaten bessere MP3-Player als den iPod, aber der Spassfaktor bei der Benutzung des iPods ist ungleich höher als bei den anderen Spielern, die ich bisher gesehen habe, und das trotz der Abnutzung. Kann ich wirklich sagen, dass es mir Spass macht, einen Palm zu benutzen? Nein, das kann ich nicht. Vielmehr nervt es mich, ständig an irgendwas denken und mit mir rumschleppen zu müssen.

Ziemlich viel Gedanken, es geht schliesslich nur um die Anschaffung beziehungsweise Nicht-Anschaffung eines Gadgets. Letztendlich geht es aber auch um ein Stück Entdigitalisierung. Es gibt ein Leben abseits des Computers. Abseits des Cyberspaces. Befreiung von Ballast. Das Zweithandy bin ich am gleichen Tag losgeworden.

Ich hatte vor kurzem Life Balance vorgestellt, welches den üblichen Aufgabenlisten überlegen ist. Allerdings kann nicht alles an Aktivitäten darin abgebildet werden: auf jedem Schreibtisch landet eine Menge Papier, in jeder Mailbox kommen täglich unzählige E-Mails an, und Life Balance bietet (zunächst) keine unmittelbare Hilfe. Das ist der Punkt, wo David Allens Getting Things Done ins Spiel kommt.

Getting Things Done, von Anhängern auch einfach GTD genannt, ist die Beschreibung der Organisations-Methode David Allens, der 20 Jahre lang als Berater über 1.000 Menschen geholfen hat, organisierter und dadurch produktiver zu arbeiten. Letztendlich hat er ein System geschaffen, welches in einem positiven Arbeitsstil Klarheit schafft, was wann wie zu tun ist. Gleichzeitig weist Allen darauf hin, dass kein System allgemein gültig sein kann, aber es ist immer noch besser, überhaupt etwas zu tun als gar nichts. Allerdings, hat man erst eine Verbesserung der Produktivität auf einer Ebene erreicht, so stellen die Herausforderungen der nächsten Ebene die gerade erst funktionierenden Regeln wieder auf die Probe.

Allens System basiert auf zwei Punkten:

1. Alles, was erledigt werden muss, wird in ein logisches System gebracht, von dem man weiss, dass man sich darauf verlassen kann. Mit diesem System ist nicht der Kopf gemeint.
2. Zu jedem Input (alles, was irgendwie rein kommt, wird Input genannt) wird eine durchgängige Entscheidung getroffen.

Es muss deswegen alles in das System gebracht werden, da sich der Geist ansonsten damit beschäftigt und nicht frei ist; nur wenn das System zuverlässig ist, vertraut das Unterbewusstsein diesem System und erinnert einen nicht ständig daran, was eigentlich getan werden müsste (und das meistens zu einem Zeitpunkt, an dem man gar nicht daran arbeiten kann).

So ist es recht heilsam, erst einmal Inventur zu führen und alles aufzuschreiben, was getan werden muss. Oft sind es auch Verpflichtungen, die man sich selbst auferlegt hat. Hier gilt es zu klären, worin die Verpflichtung besteht und was getan werden muss, um sie erfüllen zu können. Gleichzeitig ist es wichtig, wie die Verpflichtungen aufgeschrieben werden: neben dem ergebnisorientierten Denken ist der wichtigste Faktor der, den nächsten Schritt aufzuschreiben, der getan werden muss. Also zum Beispiel nicht Reifen wechseln sondern Werkstatt anrufen wegen Termin für Reifenwechsel. Mit anderen Worten, Aufgabenlisten sollten nicht eine Ansammlung von Angelegenheiten sein, sondern auszuführende Arbeitsschritte.

Besonders fasziniert hat mich der Ablauf, den Allen auf seiner Website kostenlos als PDF zum Download anbietet. Denn das erste Hindernis, was es zu überwinden gilt, ist die Entscheidung, um was es sich eigentlich handelt, was da gerade als Input hereingekommen ist, das Erfassen: Kann man überhaupt ein Aktion damit durchführen? Ist es etwas, was von Wert sein könnte jetzt? Irgendwann? Je nachdem, was die Antwort ist, gibt es eine Entscheidung und eine Aktion, die durchzuführen ist. Allein dieser Ablauf erlaubt es mir, meinen Schreibtisch und meine E-Mail-Inbox innerhalb kürzester Zeit durchzuarbeiten. Keine Panik oder ein schlechtes Gewissen mehr, dass irgendwo zwischen den Mails oder den Papierstapeln eine wichtige Information oder ein Baustein meines Projektes schlummert, der mir im nächsten Moment ein Bein stellen könnte.

Dies ist nur ein kurzer Abriss des GTD-Systems. Jedem, der über zuviel Arbeit und Stress klagt, sei die deutsche Ausgabe mit dem etwas unbeholfen übersetzten Titel Wie ich die Dinge geregelt kriege, die bei Amazon weniger als 10 Euro kostet, ans Herz gelegt.

Links:

• Das englische Original Getting Things Done bei Amazon.de
• Das englische Hörbuch bei Amazon.de, gesprochen vom Autor selbst; gibt es auch als Download im iTunes Music Store
• Die deutsche Übersetzung Wie ich die Dinge geregelt kriege bei Amazon.de
• David Allens Webseite, hier gibt es auch einige gute Tipps und Vorlagen kostenlos als Download
• 43 Folders, ein unglaublich gutes Blog rund um GTD, MacOS X und Produktivität
• Das 43 Folders Wiki
• Die 43 Folders Google Group
• Auch O’Reilly hat sich dem Thema GTD auf dem Mac gewidmet

Ich muss noch kurz etwas nach meiner Beschreibung von GTD posten: Man kann sich Organizer kaufen und Software herunterladen bis der Arzt kommt, produktiver wird man dadurch nicht unbedingt. Nicht zuletzt deswegen finde ich den Hipster PDA so charmant, ein System, welches nur aus Karteikarten besteht und gut funktioniert. Auch Merlin, Autor von 43 Folders, warnt davor, dass es mehr Spass macht, Turnschuhe zu kaufen als täglich damit zu laufen. GTD-Tools spriessen aus dem Boden wie Unkraut, vor allem Online-Tools (dumm gelaufen für mich, denn die meisten Gedanken kommen mir, wenn ich Ruhe habe, zum Beispiel im Flieger oder in der Bahn).

Natürlich ist es schön, wenn man eine Entschuldigung findet, sich ein neues PowerBook oder ein sündhaft teures Moleskine zuzulegen. Merlin bezeichnet es als Productivity pr0n.

Dieser Eintrag hat in erster Linie nichts mit dem Mac zu tun, aber da die eigene Produktivität und die Arbeit am Mac für mich nicht komplett zu trennen sind, möge man mir diesen Off Topic-Eintrag verzeihen.

Manchmal sind es die kleinen Tricks und Kniffe, die die eigene Produktivität erhöhen, und so ging es mir auch mit diesem “Life hack“, wie ihn sein Erfinder Phil Gyford nennt. Nachdem ich letzte Woche auf 43 Folders davon gelesen hatte, kaufte ich mir grosse Post-It-Notizzettel, klebte einige davon hinter das Cover eines Buches, klebte einen auf die gegenüberliegende Seite des Textes, den ich gerade las, schrieb meine Notizen zu dem Gelesenen, klebte vollgeschriebene Post-It-Notizzettel auf die letzte Seite und nahm mir einen neuen Zettel von vorne. Kein zusätzlicher Notizblock, den man mitschleppen muss (auf den man zwischendurch sowieso andere Notizen macht, so dass die Notizen zu dem Buch fragmentiert werden); alles, was man braucht, ist das Buch mit einem Stapel eingeklebter Notizzettel und einen Stift. Hat man das Buch durchgelesen, nimmt man die Notizen heraus, kann sie neben seinen Monitor kleben und das Geschriebene digitalisieren. Die grossen Post-It-Notizzettel kosten etwas 80 Cent und sind für Menschen für mich, die Gelesenes mitschreiben müssen, damit sie es nicht vergessen, eine sinnvolle Investition.

Das auf dem Bild zu sehende Buch Mind Hacks von Tom Stafford und Matt Webb, erschienen bei O’Reilly, kann ich wärmstens empfehlen – dazu später mehr…