Zuviel Arbeit?

In der New York Times-Beilage der Süddeutschen Zeitung sind mehrere Beiträge über Tim Ferriss Model der 4-Stunden-Woche und dem Outsourcen an virtuelle persönliche Assistenten enthalten, über die ich bereits geschrieben hatte. Die Beiträge haben mich an mein Versprechen erinnert, mehr über Ferriss Buch zu schreiben, das ich bisher nicht eingelöst habe.

Ferris Ansatz besteht vor allem darin, dass man alles ausblendet, was nicht unmittelbar wichtig ist. E-Mails werden nur einmal die Woche gelesen, Nachrichten werden gar nicht gelesen, und im Internet wird sowieso nicht gesurft, es sei denn, man muss es für eine Aufgabe. Desweiteren empfiehlt Ferriss, dass man zunächst einmal zusehen muss, dass man nicht mehr jeden Tag ins Büro fährt, sondern von zuhause arbeiten kann; sobald dies möglich ist, sollte man sich einen VPA (Virtuellen Persönlichen Assistenten) anschaffen, der dann viele Tasks für einen übernehmen kann. Außerdem hat Ferris selbst noch eine Firma gegründet, durch die er jeden Monat eine fünfstellige Summe einnehmen kann, für die er aber so gut wie nix tun muss. Alles ist outgesourced, von der Produktion über die Auslieferung bis zum Customer Support. Einmal die Woche E-Mails checken reichen aus, um jeden Monat $40.000 Cash zu kassieren und damit durch die Welt zu reisen.

Im Grunde wissen wir schon alles, was in Ferriss The 4-Hour Workweek steht. Unwichtiges ausblenden, fokussieren. Es ist die Radikalität, die Ferriss Ansatz zur Popularität verholfen hat. Und die Idee des Arbitragegeschäfts, bei dem die günstige Arbeitskraft Anderer genutzt wird, um den eigenen hochbezahlten Job zu verrichten. Und kennen wir nicht alle einen Ferriss in unserer Nähe, jemanden, der nie auf Mails antwortet und bei dem man sich fragt, wie er damit durchkommt, gleichzeitig aber bewundern, wie er oder sie seine Projekte geregelt bekommt? Mehr zu Ferriss in seinem Blog (welches man eigentlich nicht lesen dürfte nach seinen Vorgaben).

Meine eigenen Erfahrungen mit meiner VPA sind mittelprächtig. Seit Mitte September source ich jeden Monat 10 Stunden aus, wobei ich allerdings nichts von meinem Hauptjob nach Indien gebe. Bisher hat mein VPA vor allem bei der Buchrecherche mitgeholfen, wobei die Qualität der Ergbnisse variiert. Man muss sehr genau sein in der Beschreibung dessen, was man will, was beim Outsourcing keine Überraschung ist (ich hatte zuvor schon mit Offshore Development zu tun), aber zum Teil werden die Anforderungen auch nicht aufmerksam genug gelesen. Mein Tipp: Nicht einen großen Task abgeben und dann erst nach Vervollständigung abnehmen, sondern Zwischenergebnisse zeigen lassen. Gleichzeitig existiert aber auch ein Feedbacksystem, das zum Beispiel über den Bonus eines VPAs entscheidet.

Wie erwartet gibt es bei getfriday.com übrigens keine VPAs, die Deutsch sprechen. Dies wird die Möglichkeit der meisten Deutschen, VPAs für ein Arbitragegeschäft zu nutzen, deutlich einschränken; auch halte ich es für unwahrscheinlich, dass ein ähnliches Geschäftsmodell hier funktionieren wird aufgrund der hohen Lohnkosten (siehe dazu auch meinen Kommentar). Diejenigen, die des Englischen mächtig sind und einen Job haben, bei dem das Deutsche kaum eine Rolle spielt, werden hier einen Vorteil haben. Für die Amerikaner und Engländer ist hier von einem echten Sprachvorteil zu reden (nicht von einem Standortvorteil), und ich würde mich nicht wundern, wenn dies zu einem ernst zu nehmenden Faktor für einen Wirtschaftsvorteil heranwachsen würde.

Im Gegensatz zum Personal Digital Assistant, der noch vor wenigen Jahren der letzte Schrei war, wird nun der Virtual Personal Assistant Gegenstand der nächsten Welle werden. Anders als beim PDA besteht der VPA aus Fleisch und Blut und verdankt seine zunehmende Popularität dem Arbitrage-Effekt, auf den Timothy Ferris in seinem Buch The 4-Hour Workweek aufmerksam macht: Nicht nur Programmierung kann nach Indien outgesourced werden, auch die Aufgaben eines persönlichen Assistenten. Eine Marktübersicht erstellen? Warum selber Stunden der kostbaren Zeit verwenden, wenn diese Aufgabe auch ein gut ausgebildeter Assistent in Indien für ein paar Dollar weniger erledigen kann? Dadurch gewinnt man nicht nur Freizeit, sondern kann sich auch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Auch Ryan Carson hat nach der Lektüre des Buchs von Timothy Ferris bereits erste Erfahrungen mit dem VPA gemacht, die er in seinem Blog teilt. VPA-Provider wie Get Friday haben mittlerweile Wartezeiten von mehreren Wochen, seitdem die 4 Stunden-Arbeitswoche die amerikanischen Bestsellerlisten anführt. Aufgaben werden abends per Mail nach Indien geschickt, am nächsten (amerikanischen) Morgen sind die Ergebnisse in der Mailbox. Zum Teil sind die Ergebnisse so beeindruckend gut, dass einem Angst und Bange um die eigene Wirtschaft wird, so ein Kommentar von einem Nutzer dieser Services in Ferris’ Buch.

Natürlich ist es nichts neues, dass auch andere Bereiche outgesourced werden. Neu ist allerdings, dass dies nicht nur Betriebe tun, sondern auch Privatpersonen, um Zeit für sich zurückzugewinnen. Denn, so Ferris, es geht nicht darum, alles auf die Zeit zu schieben, wenn man Rentner ist; stattdessen soll man sich bemühen, Mini-Retirements hier und jetzt zu gestalten.

Die Frage ist, ob auch jenseits der Englisch-sprachigen Länder ein Nutzen daraus gezogen werden kann. Ich habe eine Menge von Aufgaben, die ich an einen virtuellen persönlichen Assistenten outsourcen könnte, doch einige davon erfordern, dass der Assistent des Deutschen mächtig ist. Eine Anfrage diesbezüglich bei Get Friday ist noch nicht beantwortet. Es ist aber unwahrscheinlich, dass dieses System für Europäer (minus UK) so skaliert wie für die Amerikaner und Engländer.

Mehr zu dem Buch von Ferris gibt es in den nächsten Tagen, bin noch nicht ganz fertig damit.

So sieht mein Schreibtisch aus, wenn mich das Chaos wieder heimgesucht hat: Briefe, Dokumente, Zeitungsausschnitte, Rechnungen, Notizen, CDs und was weiß ich nicht alles hat sich angesammelt, meistens während längerer Abwesenheit. Stapel von Papier mit Kabeln und anderen Dingen sammeln sich an mehreren Orten, und es gibt kaum Platz zum Arbeiten. Da wird einfach ein Stapel auf der Fensterbank abgelegt, und sobald sich dafür ein neuer Stapel auf dem Schreibtisch häuft, wird ein weiterer Stapel auf der Fensterbank angelegt. Innerhalb kürzester Zeit ist man im Papiersumpf erstickt. Vor allem nach längeren Reisen sieht mein Schreibtisch so aus, und es dauert einige Tage, bis ich wieder frei atmen kann.

Zunächst einmal gilt das GTD-Prinzip, der Getting Things Done-Workflow sollte auch hier angewandt werden: Kann es sofort, innerhalb von 2 Minuten erledigt werden? Wenn ja, dann erledige es sofort. Wenn nicht, dann kommt es in einen Ordner mit Next Actions. Dabei sind Mappen oder Plastikablagen mehr als suboptimal, denn wenn man mehr als nur ein Dutzend Themen bearbeitet, dann wird das ganze schnell unübersichtlich.

Ich bin kein großer Freund der Seiwert-Bücher, aber es gab einen Tipp in einem der vielen Bücher, den ich wirklich wertvoll fand. Anstatt das Papier aufeinander zu stapeln, sollte man die Stapel lieber um 90 Grad drehen und in Hängeordnern organisieren. Man muss einen Stapel nicht mehr durchwühlen, sondern schaut einfach in dem Hängeordner um etwas darin zu suchen. Etwas in einen Hängeordner zu legen geht schneller als es in einem Ordner abzuheften (Studentischer Dreikampf: Kopieren, Lochen, Abheften). Bei IKEA habe ich dann nach einem missglückten ersten Versuch einen Hängeordner-Ständer erhalten, in dem ich alles schnell thematisch ablegen kann.

Ich weiss nicht mehr, was der Ständer inklusive Mappen gekostet hat, aber es waren auf jeden Fall weniger als 50 Euro. Ich habe Ordner für Krankenkassenabrechnungen, Buchideen, Versicherungen, Steuersachen, Bankunterlagen und vieles mehr, und was man rechts oben auf der Fensterbank sieht (bitte nicht auf die grünen Fliesen auf dem Balkon achten, die hab nicht ich ausgesucht!), ist neues Futter für diese Ordner.

Seiwert empfielt zudem, dass man beim Aufräumen vier Stapel anlegt:

• Wegschmeißen
• Weiterleiten
• Wichtig
• Wunder (sofort erledigen)

In der Regel schmeiße ich Sachen sofort weg, die ich nicht gebrauchen kann. Bei vielen Sachen weiß ich aber nicht, ob sie nicht doch einmal wichtig werden. So gibt es einige Buchideen, von denen ich nicht weiß, ob jemals etwas daraus wird, aber dennoch sammel ich Material dazu. Das meiste gehört also schon in die Seiwerts Kategorie “Wichtig”, und hier benötigt man eine weitere Differenzierung, die ich nur durch die Hängeordner abbilden kann.

Wie bewältigt Ihr Eure Papierstapel?

Ich hatte vor kurzem Life Balance vorgestellt, welches den üblichen Aufgabenlisten überlegen ist. Allerdings kann nicht alles an Aktivitäten darin abgebildet werden: auf jedem Schreibtisch landet eine Menge Papier, in jeder Mailbox kommen täglich unzählige E-Mails an, und Life Balance bietet (zunächst) keine unmittelbare Hilfe. Das ist der Punkt, wo David Allens Getting Things Done ins Spiel kommt.

Getting Things Done, von Anhängern auch einfach GTD genannt, ist die Beschreibung der Organisations-Methode David Allens, der 20 Jahre lang als Berater über 1.000 Menschen geholfen hat, organisierter und dadurch produktiver zu arbeiten. Letztendlich hat er ein System geschaffen, welches in einem positiven Arbeitsstil Klarheit schafft, was wann wie zu tun ist. Gleichzeitig weist Allen darauf hin, dass kein System allgemein gültig sein kann, aber es ist immer noch besser, überhaupt etwas zu tun als gar nichts. Allerdings, hat man erst eine Verbesserung der Produktivität auf einer Ebene erreicht, so stellen die Herausforderungen der nächsten Ebene die gerade erst funktionierenden Regeln wieder auf die Probe.

Allens System basiert auf zwei Punkten:

1. Alles, was erledigt werden muss, wird in ein logisches System gebracht, von dem man weiss, dass man sich darauf verlassen kann. Mit diesem System ist nicht der Kopf gemeint.
2. Zu jedem Input (alles, was irgendwie rein kommt, wird Input genannt) wird eine durchgängige Entscheidung getroffen.

Es muss deswegen alles in das System gebracht werden, da sich der Geist ansonsten damit beschäftigt und nicht frei ist; nur wenn das System zuverlässig ist, vertraut das Unterbewusstsein diesem System und erinnert einen nicht ständig daran, was eigentlich getan werden müsste (und das meistens zu einem Zeitpunkt, an dem man gar nicht daran arbeiten kann).

So ist es recht heilsam, erst einmal Inventur zu führen und alles aufzuschreiben, was getan werden muss. Oft sind es auch Verpflichtungen, die man sich selbst auferlegt hat. Hier gilt es zu klären, worin die Verpflichtung besteht und was getan werden muss, um sie erfüllen zu können. Gleichzeitig ist es wichtig, wie die Verpflichtungen aufgeschrieben werden: neben dem ergebnisorientierten Denken ist der wichtigste Faktor der, den nächsten Schritt aufzuschreiben, der getan werden muss. Also zum Beispiel nicht Reifen wechseln sondern Werkstatt anrufen wegen Termin für Reifenwechsel. Mit anderen Worten, Aufgabenlisten sollten nicht eine Ansammlung von Angelegenheiten sein, sondern auszuführende Arbeitsschritte.

Besonders fasziniert hat mich der Ablauf, den Allen auf seiner Website kostenlos als PDF zum Download anbietet. Denn das erste Hindernis, was es zu überwinden gilt, ist die Entscheidung, um was es sich eigentlich handelt, was da gerade als Input hereingekommen ist, das Erfassen: Kann man überhaupt ein Aktion damit durchführen? Ist es etwas, was von Wert sein könnte jetzt? Irgendwann? Je nachdem, was die Antwort ist, gibt es eine Entscheidung und eine Aktion, die durchzuführen ist. Allein dieser Ablauf erlaubt es mir, meinen Schreibtisch und meine E-Mail-Inbox innerhalb kürzester Zeit durchzuarbeiten. Keine Panik oder ein schlechtes Gewissen mehr, dass irgendwo zwischen den Mails oder den Papierstapeln eine wichtige Information oder ein Baustein meines Projektes schlummert, der mir im nächsten Moment ein Bein stellen könnte.

Dies ist nur ein kurzer Abriss des GTD-Systems. Jedem, der über zuviel Arbeit und Stress klagt, sei die deutsche Ausgabe mit dem etwas unbeholfen übersetzten Titel Wie ich die Dinge geregelt kriege, die bei Amazon weniger als 10 Euro kostet, ans Herz gelegt.

Links:

• Das englische Original Getting Things Done bei Amazon.de
• Das englische Hörbuch bei Amazon.de, gesprochen vom Autor selbst; gibt es auch als Download im iTunes Music Store
• Die deutsche Übersetzung Wie ich die Dinge geregelt kriege bei Amazon.de
• David Allens Webseite, hier gibt es auch einige gute Tipps und Vorlagen kostenlos als Download
• 43 Folders, ein unglaublich gutes Blog rund um GTD, MacOS X und Produktivität
• Das 43 Folders Wiki
• Die 43 Folders Google Group
• Auch O’Reilly hat sich dem Thema GTD auf dem Mac gewidmet

Ich muss noch kurz etwas nach meiner Beschreibung von GTD posten: Man kann sich Organizer kaufen und Software herunterladen bis der Arzt kommt, produktiver wird man dadurch nicht unbedingt. Nicht zuletzt deswegen finde ich den Hipster PDA so charmant, ein System, welches nur aus Karteikarten besteht und gut funktioniert. Auch Merlin, Autor von 43 Folders, warnt davor, dass es mehr Spass macht, Turnschuhe zu kaufen als täglich damit zu laufen. GTD-Tools spriessen aus dem Boden wie Unkraut, vor allem Online-Tools (dumm gelaufen für mich, denn die meisten Gedanken kommen mir, wenn ich Ruhe habe, zum Beispiel im Flieger oder in der Bahn).

Natürlich ist es schön, wenn man eine Entschuldigung findet, sich ein neues PowerBook oder ein sündhaft teures Moleskine zuzulegen. Merlin bezeichnet es als Productivity pr0n.

Dieser Eintrag hat in erster Linie nichts mit dem Mac zu tun, aber da die eigene Produktivität und die Arbeit am Mac für mich nicht komplett zu trennen sind, möge man mir diesen Off Topic-Eintrag verzeihen.

Manchmal sind es die kleinen Tricks und Kniffe, die die eigene Produktivität erhöhen, und so ging es mir auch mit diesem “Life hack“, wie ihn sein Erfinder Phil Gyford nennt. Nachdem ich letzte Woche auf 43 Folders davon gelesen hatte, kaufte ich mir grosse Post-It-Notizzettel, klebte einige davon hinter das Cover eines Buches, klebte einen auf die gegenüberliegende Seite des Textes, den ich gerade las, schrieb meine Notizen zu dem Gelesenen, klebte vollgeschriebene Post-It-Notizzettel auf die letzte Seite und nahm mir einen neuen Zettel von vorne. Kein zusätzlicher Notizblock, den man mitschleppen muss (auf den man zwischendurch sowieso andere Notizen macht, so dass die Notizen zu dem Buch fragmentiert werden); alles, was man braucht, ist das Buch mit einem Stapel eingeklebter Notizzettel und einen Stift. Hat man das Buch durchgelesen, nimmt man die Notizen heraus, kann sie neben seinen Monitor kleben und das Geschriebene digitalisieren. Die grossen Post-It-Notizzettel kosten etwas 80 Cent und sind für Menschen für mich, die Gelesenes mitschreiben müssen, damit sie es nicht vergessen, eine sinnvolle Investition.

Das auf dem Bild zu sehende Buch Mind Hacks von Tom Stafford und Matt Webb, erschienen bei O’Reilly, kann ich wärmstens empfehlen – dazu später mehr…